Fraude en entreprise : les gestes qui sauvent

Publié le par Nicolas BOISVILLIERS

En constante augmentation, la fraude interne (ou en entreprise) constitue un enjeu majeur au sein de notre économie. Entre un stress croissant et des restrictions budgétaires de masse, le tout sur fonds de crise, le phénomène tend à s'intensifer et à se déplacer vers le middle management. Fort heureusement, le renforcement des équipes de contrôle interne tend à lutter mais surtout prévenir ces dérives. Petit tour d'horizon des gestes qui sauvent.

 

Plus d’une entreprise sur cinq a été victime de fraude au cours des deux dernières années. C’est ce que révèle une enquête d’Ernst & Young menée dans 36 pays. Vols de marchandises ou de matériel, falsification de notes de frais, détournements de fonds… Avec la crise, ces délits ont naturellement tendance à augmenter.

 

A l’origine de toute fraude, on trouve la conjonction de 3 facteurs :

  • Un besoin à satisfaire (d’argent, de reconnaissance…)
  • Une déculpabilisation de l’intéressé (après tout ce que j’ai fait pour cette entreprise, elle me doit bien ça !)
  • Une défaillance du contrôle interne

 

En moyenne, il faut 18 mois pour détecter le méfait et identifier son auteur. La mise en place d’un processus d’alerte efficace permet de dissuader les indélicats et, ainsi, d’éviter de longues et fastidieuses investigations. Voici quelques conseils pour vous prémunir efficacement et de manière durable :

 

Vols en interne : porter plainte systématiquement

Certains secteurs sont plus exposés que d’autres. La grande distribution occupe le haut du panel (50% des trous dans l’inventaire !). Pour autant, le secteur financier n’est pas épargné : PC portables, mobiles, matériel informatique (souris, clés USB, etc.) ou encore dosettes à café, la liste est loin d’être exhaustive. Et il n’y a pas de petit profit, la répétition de vol de marchandises de faible valeur peut rapidement faire gonfler la facture Les réflexes à adopter ? Ouvrir l’œil lorsqu’un collaborateur est présent en dehors de ses horaires habituels, placer des caméras aux points sensibles (entrées et sorties, dépôt…), restreindre les accès via le port de badges… Enfin, en cas de vol avéré (même mineur), il est important de porter plainte et de déclencher une enquête. Vos chances de retrouver le coupable sont minces mais la démarche aura un effet dissuasif.

 

Notes de frais gonflées : centraliser les achats

Environ 13% des salariés majorent leurs notes de frais, selon une étude du cabinet KDS (1). Le profil type : un commercial / consultant qui se déplace souvent et dont l’emploi du temps est peu lisible. C’est au manager direct d’évaluer la cohérence d’une dépense et de procéder à des recoupements en questionnant habilement les membres de son équipe. Des dépenses récurrentes dans un même hôtel ou restaurant peuvent traduire une connivence avec le gérant. Pour chaque facture, réclamez une feuille de visite tamponnée par l’entreprise démarchée.

 

Autre solution : la centralisation des achats. Par exemple, lorsque les cadeaux de fin d’année à vos fidèles clients sont achetés par une personne responsable des achats, impossible de profiter de l’occasion pour se servir gracieusement aux frais de la princesse.

 

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Commissions occultes : multiplier les intervenants

Le coup « classique »au service achats ? Demander à un fournisseur de surfacturer ses prestations pour obtenir, en échange, une commission occulte. La parade ? Séparer les tâches : une personne passe commande, une autre effectue le règlement. N’oubliez pas non plus les audits internes ponctuels, très efficaces. Autre combine : le détournement de chèques. Un employé du service comptable monte une société écran (au nom quasiment identique à celui de son entreprise) et encaisse certains chèques. La fraude peut être détectée au moment du rapprochement entre le solde en comptabilité et le solde en banque… à condition que ledit employé ne soit pas lui-même en charge de cette opération ! Là encore, une séparation des tâches s’avère indispensable.

 

Congés exceptionnels : exiger des justificatifs

Si les dépassements de congés et de RTT sont facilement détectés par les sytèmes informatiques, c’est moins le cas pour les absences exceptionnelles. La plupart des managers s’abstiennent de demander un justificatif lorsque le sujet est délicat (décès d’un proche, maladie grave…). Certains salariés n’hésitent pas alors à profiter de ces scrupules. Même vigilance pour les arrêts maladie à répétition. Des prestataires spécialisés effectuent en toute légalité des contre-visites médicales moyennant 100 euros par dossier. Enfin, pour éviter que certains salariés ne s’accordent une matinée shopping en prétextant un rdv professionnel, les spreadsheets (emplois du temps partagés et consultables par tous) constituent une parade efficace (de par leur valeur officieuse de preuve).

 

Informations confidentielles : retreindre les accès

Ce type de fraude est difficile à détecter et à prouver, comme l’a montré la prétendue affaire d’espionnage chez Renault. Des mesures de bon sens peuvent cependant être prises : rappeler régulièrement les sanctions disciplinaires et pénales encourues en cas de fuites, signaler tout cas suspect à l’audit interne, ne pas laisser les intermédiaires, salariés en période d’essai et stagiaires avoir accès à des données confidentielles… Enfin, soyez prudent lorsque vous faites évoluer un collaborateur : un spécialiste du contrôle qui brasse des informations sensibles dans le cadre de ses nouvelles fonctions ou qui connaît les failles du contrôle interne saura parfaitement comment déjouer les procédures. Jérôme Kerviel, ça vous dit quelque chose ?

 

(1) Cabinet spécialisé dans la réduction des coûts

Publié dans Contrôle et risques

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